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candidats
Comptable - Adjoint(e) administratif(ve)
à Arsène Charlebois Construction Ltée à Gatineau, Qc (Outaouais Québécois - français) (Publié à 11-01-2012)
IDENTIFICATION: ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)
Sommaire:
Le ou la titulaire du poste est responsable de l’exécution de toutes les tâches relatives à la comptabilité, aux finances et à l’administration de l’entreprise. Dans le cadre des ses fonctions, le ou la titulaire effectuera le contrôle des entrées et sorties de fonds de toute nature, la gestion du personnel, l’administration des obligations statutaires et fiscales, l’entrée des données ainsi que la production des rapports mensuels et annuels. Il / elle agira comme conseiller(ère) particulier(ère) du président.
Responsabilités spécifiques
1.0 Gestion des recevables et des payables:
1.1 Préparer les factures et tenir à jour une liste des recevables. Préparer et/ou obtenir les documents requis pour l’obtention des paiements. Transmettre ces documents lorsque requis et faire le suivi des paiements. Aviser et prendre les mesures appropriées pour effectuer le suivi et le recouvrement des comptes en retard.
1.2 Préparer et tenir à jour une liste des comptes payables. Recevoir les factures et vérifier leur correspondance avec les contrats et/ou bons de commande émis. Préparer les dossiers d’autorisation de paiement. Faire le relevé des documents exigibles (lettres de conformité CCQ, CSST, quittances ou autres) avant paiement et expédier les formulaires aux fournisseurs et/ou sous-traitants concernés. Après autorisation, préparer les chèques, obtenir les documents exigibles et en vérifier l’exactitude et la conformité avant d’émettre le paiement.
1.3 Préparer mensuellement les rapports de taxes (TPS et TVQ) et faire les remises dans les délais prévus.
1.4 Gérer l’ouverture et la fermeture des comptes, les termes contractuels et les conditions de paiement des fournisseurs et des sous-entrepreneurs. Effectuer les conciliations lorsque nécessaire.
2.0 Gestion du personnel:
2.1 Assister le président et/ou les surintendants lors de l’embauche de nouveaux employés. (Affichage, formulaires de demande d’emploi, de déductions fiscales, déclaration d’embauche - CCQ, etc...). Remplir les relevés d’emploi lors de leur départ.
2.2 Calculer les paies hebdomadaires et les déductions à la sources. Préparer les chèques et les acheminer aux employés. Préparer mensuellement les rapports relatifs aux déductions à la source (DAS) et aux avantages sociaux (CCQ); faire les remises dans les délais prescrits.
2.3 Préparer annuellement les prévisions de la masse salariale assurable pour la CSST et effectuer les ajustements et les remises requises. Faire le suivi selon les dates prévues au règlement afin d’ajuster les prévisions en fonction de la masse salariale réellement engagée. A la fin de l’exercice, produire le rapport et ajuster les remises avec l’organisme.
2.4 Maintenir la communication avec des organismes tels que la CSST, la CCQ, et les ministères concernés afin notamment d’être en mesure de régler plus facilement certaines questions. Se tenir à jour sur les changements apportés aux législations et aux règlements supportés par ces organismes.
3.0 Finances:
3.1 Gérer l’ensemble des modules du système de comptabilité informatisé. Faire l’entrée des données. Valider celles-ci.
3.2 Concilier les comptes bancaires de l’entreprise et de sa compagnie associée.
3.3 Produire mensuellement les rapports relatifs au module du contrôle des coûts, en faire la révision pour chaque projet. Introduire les révisions budgétaires selon les changements autorisés. En collaboration avec le directeur du projet, réviser et valider les postes budgétaires avant de procéder à la fermeture comptable du mois.
3.4 Produire les états financiers mensuels accompagnés des rapports d’évolution des projets. Analyser ces rapports afin d’en vérifier la validité avant de les présenter.
3.5 Gérer les liquidités de l’entreprise et celles de sa compagnie associée. Rentabiliser les dépôts. Au besoin, produire un état détaillé du financement qui pourrait être requis pour assurer le paiement des comptes courants et à venir. Gérer la marge de crédit.
3.6 Annuellement, après avoir effectuer la fermeture comptable du dernier mois, produire les documents requis pour la préparation des états financiers externes.
4.0 Tâches connexes:
4.1 Veiller, avec le directeur de projets, à l’application et à la révision des normes ISO 9000 à l’intérieur du bureau. Annuellement, procéder à la revue de direction avec le président.
4.2 Assurer la gestion du bureau: acquittement des loyers et taxes, contrôle et commande des fournitures
4.3 Effectuer la réception et le triage du courrier et des appels téléphoniques. Effectuer le suivi des documents en circulations, faire les copies requises, leur distributions et le classement. Rédiger, préparer et transmettre des documents lorsque requis.
4.4 Effectuer tout autre tâche connexe requise par la situation ou par son supérieur.
Relations, confidentialité et autorité
L’adjoint(e) administratif(ve) doit entretenir de nombreuses communications externes avec les clients, les fournisseurs, les sous-traitants et de nombreux organismes qui sont en lien avec les affaires de l’entreprise. Il importe que ces communications soient effectuées de façon à promouvoir l’image et à protéger les intérêts de l’entreprise. Lors de ces communications, le ou la titulaire doit se montrer affable et porter la plus grande attention à ses interlocuteurs, et à l’occasion, faire preuve de perspicacité, d’opportunisme et aussi de la plus grande discrétion dans ses propos. De plus, il est requis que toute information pertinente ou sensible obtenue lors de ces communication et susceptible d’influer sur les orientations et/ou les décisions d’affaires de l’entreprise soient immédiatement prise en considération et partagé avec le président de l’entreprise. L’adjoint(e) administratif(ve) détient l’autorité d’exiger la production de pièces requises par contrat, de concilier des comptes, de proposer des règlements de différends et de les recommander au président. Il / Elle détient l’autorité de prendre des décisions en cas d’urgence lors de l’absence du président.
Les communications internes avec les employés de l’entreprise sont assujetties à des règles tout aussi exigeantes que celles sur les communications externes. Et l’adjoint(e) administratif(ve) doit démontrer la même rigueur quant à la promotion de l’image corporative et quant à la défense des intérêts de l’entreprise. De plus, à titre de responsable de la comptabilité et des finances, l’adjoint(e) administratif(ve) possède une autorité fonctionnelle et réelle en ce qui concerne la gestion du travail de bureau, de l’émission des procédures à suivre par les autres employés, notamment mais sans s’y limiter, pour le contrôle, la justification et la gestion des coûts, des frais et des dépenses. L’adjoint(e) administratif(ve) doit utiliser cette autorité avec rigueur et discernement. Il / Elle doit rapporter toute situation anormale et/ou conflictuelle au président.
Critères d’évaluation
Dans l’exercice de ses fonctions, le ou la titulaire doit:
- Démontrer une belle autonomie et de la débrouillardise;
- Etre précis(e) et rapide dans l’exécution des taches comptables;
- Etre ouvert(e) à apprendre et/ou à suivre des situations en évolution constante;
- Avoir une certaine capacité à innover à partir des concepts existants;
- Pouvoir établir rapidement de très bonnes communications internes et externes;
- Pouvoir agir comme personne ressource et/ou conseiller(ière);
- Etre discret(e) et posséder le sens de l’organisation;
- Détenir une formation collégiale ou universitaire en comptabilité avec orientation en administration et gestion d’entreprise;
- Avoir un minimum de cinq années d’expérience pertinente à l’emploi, idéalement dans une entreprise de construction;
- Connaître et savoir utiliser les logiciels de la suite MS Office, WordPerfect, ACCPAC Plus, et facultativement MS Project;
- Etre bilingue (français et anglais, parlés et écrits).
Sommaire:
Le ou la titulaire du poste est responsable de l’exécution de toutes les tâches relatives à la comptabilité, aux finances et à l’administration de l’entreprise. Dans le cadre des ses fonctions, le ou la titulaire effectuera le contrôle des entrées et sorties de fonds de toute nature, la gestion du personnel, l’administration des obligations statutaires et fiscales, l’entrée des données ainsi que la production des rapports mensuels et annuels. Il / elle agira comme conseiller(ère) particulier(ère) du président.
Responsabilités spécifiques
1.0 Gestion des recevables et des payables:
1.1 Préparer les factures et tenir à jour une liste des recevables. Préparer et/ou obtenir les documents requis pour l’obtention des paiements. Transmettre ces documents lorsque requis et faire le suivi des paiements. Aviser et prendre les mesures appropriées pour effectuer le suivi et le recouvrement des comptes en retard.
1.2 Préparer et tenir à jour une liste des comptes payables. Recevoir les factures et vérifier leur correspondance avec les contrats et/ou bons de commande émis. Préparer les dossiers d’autorisation de paiement. Faire le relevé des documents exigibles (lettres de conformité CCQ, CSST, quittances ou autres) avant paiement et expédier les formulaires aux fournisseurs et/ou sous-traitants concernés. Après autorisation, préparer les chèques, obtenir les documents exigibles et en vérifier l’exactitude et la conformité avant d’émettre le paiement.
1.3 Préparer mensuellement les rapports de taxes (TPS et TVQ) et faire les remises dans les délais prévus.
1.4 Gérer l’ouverture et la fermeture des comptes, les termes contractuels et les conditions de paiement des fournisseurs et des sous-entrepreneurs. Effectuer les conciliations lorsque nécessaire.
2.0 Gestion du personnel:
2.1 Assister le président et/ou les surintendants lors de l’embauche de nouveaux employés. (Affichage, formulaires de demande d’emploi, de déductions fiscales, déclaration d’embauche - CCQ, etc...). Remplir les relevés d’emploi lors de leur départ.
2.2 Calculer les paies hebdomadaires et les déductions à la sources. Préparer les chèques et les acheminer aux employés. Préparer mensuellement les rapports relatifs aux déductions à la source (DAS) et aux avantages sociaux (CCQ); faire les remises dans les délais prescrits.
2.3 Préparer annuellement les prévisions de la masse salariale assurable pour la CSST et effectuer les ajustements et les remises requises. Faire le suivi selon les dates prévues au règlement afin d’ajuster les prévisions en fonction de la masse salariale réellement engagée. A la fin de l’exercice, produire le rapport et ajuster les remises avec l’organisme.
2.4 Maintenir la communication avec des organismes tels que la CSST, la CCQ, et les ministères concernés afin notamment d’être en mesure de régler plus facilement certaines questions. Se tenir à jour sur les changements apportés aux législations et aux règlements supportés par ces organismes.
3.0 Finances:
3.1 Gérer l’ensemble des modules du système de comptabilité informatisé. Faire l’entrée des données. Valider celles-ci.
3.2 Concilier les comptes bancaires de l’entreprise et de sa compagnie associée.
3.3 Produire mensuellement les rapports relatifs au module du contrôle des coûts, en faire la révision pour chaque projet. Introduire les révisions budgétaires selon les changements autorisés. En collaboration avec le directeur du projet, réviser et valider les postes budgétaires avant de procéder à la fermeture comptable du mois.
3.4 Produire les états financiers mensuels accompagnés des rapports d’évolution des projets. Analyser ces rapports afin d’en vérifier la validité avant de les présenter.
3.5 Gérer les liquidités de l’entreprise et celles de sa compagnie associée. Rentabiliser les dépôts. Au besoin, produire un état détaillé du financement qui pourrait être requis pour assurer le paiement des comptes courants et à venir. Gérer la marge de crédit.
3.6 Annuellement, après avoir effectuer la fermeture comptable du dernier mois, produire les documents requis pour la préparation des états financiers externes.
4.0 Tâches connexes:
4.1 Veiller, avec le directeur de projets, à l’application et à la révision des normes ISO 9000 à l’intérieur du bureau. Annuellement, procéder à la revue de direction avec le président.
4.2 Assurer la gestion du bureau: acquittement des loyers et taxes, contrôle et commande des fournitures
4.3 Effectuer la réception et le triage du courrier et des appels téléphoniques. Effectuer le suivi des documents en circulations, faire les copies requises, leur distributions et le classement. Rédiger, préparer et transmettre des documents lorsque requis.
4.4 Effectuer tout autre tâche connexe requise par la situation ou par son supérieur.
Relations, confidentialité et autorité
L’adjoint(e) administratif(ve) doit entretenir de nombreuses communications externes avec les clients, les fournisseurs, les sous-traitants et de nombreux organismes qui sont en lien avec les affaires de l’entreprise. Il importe que ces communications soient effectuées de façon à promouvoir l’image et à protéger les intérêts de l’entreprise. Lors de ces communications, le ou la titulaire doit se montrer affable et porter la plus grande attention à ses interlocuteurs, et à l’occasion, faire preuve de perspicacité, d’opportunisme et aussi de la plus grande discrétion dans ses propos. De plus, il est requis que toute information pertinente ou sensible obtenue lors de ces communication et susceptible d’influer sur les orientations et/ou les décisions d’affaires de l’entreprise soient immédiatement prise en considération et partagé avec le président de l’entreprise. L’adjoint(e) administratif(ve) détient l’autorité d’exiger la production de pièces requises par contrat, de concilier des comptes, de proposer des règlements de différends et de les recommander au président. Il / Elle détient l’autorité de prendre des décisions en cas d’urgence lors de l’absence du président.
Les communications internes avec les employés de l’entreprise sont assujetties à des règles tout aussi exigeantes que celles sur les communications externes. Et l’adjoint(e) administratif(ve) doit démontrer la même rigueur quant à la promotion de l’image corporative et quant à la défense des intérêts de l’entreprise. De plus, à titre de responsable de la comptabilité et des finances, l’adjoint(e) administratif(ve) possède une autorité fonctionnelle et réelle en ce qui concerne la gestion du travail de bureau, de l’émission des procédures à suivre par les autres employés, notamment mais sans s’y limiter, pour le contrôle, la justification et la gestion des coûts, des frais et des dépenses. L’adjoint(e) administratif(ve) doit utiliser cette autorité avec rigueur et discernement. Il / Elle doit rapporter toute situation anormale et/ou conflictuelle au président.
Critères d’évaluation
Dans l’exercice de ses fonctions, le ou la titulaire doit:
- Démontrer une belle autonomie et de la débrouillardise;
- Etre précis(e) et rapide dans l’exécution des taches comptables;
- Etre ouvert(e) à apprendre et/ou à suivre des situations en évolution constante;
- Avoir une certaine capacité à innover à partir des concepts existants;
- Pouvoir établir rapidement de très bonnes communications internes et externes;
- Pouvoir agir comme personne ressource et/ou conseiller(ière);
- Etre discret(e) et posséder le sens de l’organisation;
- Détenir une formation collégiale ou universitaire en comptabilité avec orientation en administration et gestion d’entreprise;
- Avoir un minimum de cinq années d’expérience pertinente à l’emploi, idéalement dans une entreprise de construction;
- Connaître et savoir utiliser les logiciels de la suite MS Office, WordPerfect, ACCPAC Plus, et facultativement MS Project;
- Etre bilingue (français et anglais, parlés et écrits).
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